佛山市现行文件查询中心是市信息办和市档案局携手合作共建的政务信息资源库和开放查阅的平台。该中心于2003年11月立项，在市委、市政府的关心下，在省信息部门和档案部门的指导下，在珠海泰坦软件公司的技术支持下，经过5 个多月的紧张建设，于2004年4月28日正式开通，投入使用。至2005年1月底止，该中心数据库已有政务文件5.4万份，其中开放上网1.5万份，上网查阅人次达3.7万，查阅文件达5.5万份。10个多月的使用情况表明，该中心已成为我市政务公开的重要窗口和市党政部门以及公营机构的电子文件中央数据库。其建设和实效多次受到国家、省有关部门、专家和市委、市政府、市纪委的充分肯定，受到广大公众的欢迎。
　　
　　一、创新思维，以信息技术实现电子政务资源的有效管理和公开利用
         从1998起，中共佛山市委、市政府响应国家、省提出的“政府信息化先行，带动国民经济信息化全面发展”的号召，确立以电子政务推动社会信息化管理作为我市信息化建设的切入点。近年来，我市电子政务建设得到迅猛发展，信息技术应用已渗透到党政机关政务活动和社会服务领域。2002年佛山市率先被列为“广东省信息化建设试点城市和中国电子政务应用示范工程”试点，2002年12月26日佛山市政务专网平台隆重开通，标志着佛山市建成了上联省、横联市直各单位、下联各区、镇（街道）的电子政务网络，实现了安全可靠的电子公文的接收、发送和查询。至2003年底，通过电子交换系统收发电子公文的市直党政机关、事业单位、社会群体、民主党派等单位已达109家。在这种电子政务环境下，有三点情况引起了我市信息管理部门和档案管理部门的思考。
    一是政务文件档案是一种原生的、独有的和无可替代的信息资源。电子政务产生了大量的电子文件，如果长期分散储存在机关各部门，将面临安全性问题。实行集中储存，不失为解决分散储存带来的潜在问题的较好方法之一。
    二是我市大量的电子文件都是正在实施的、现行的、社会公众急切需求的政务信息，需要整合为一个利民、亲民、便民的、具有权威性、严谨性的、数据量大的、统一的政务文件发布平台和公共政务资源数据库，供社会公众查询利用，从而建立起高效、快捷、准确的、沟通党政机关与公众之间的桥梁。
    三是及时将电子文件归档管理是档案管理部门的法定职能，也是近年以来中办、国办及中央有关部门多次强调的重要政务工作。
       基于以上三点考虑，市信息办和市档案局认为，建立全市性的现行文件查询平台是十分迫切的，既是机关办公自动化系统建设的重要组成部分，也是政府转变职能、建立“阳光政府”、促进政务公开、更好地为民、便民、利民的重要举措，是顺应民心的，是践行“三个代表”重要思想和求真务实地工作的重要体现。同时，市信息办和市档案局认为建立这个平台的客观条件已经具备：一是市直电子公文交换系统建成已运行了一段时间，实行了统一的电子公文格式等规范标准；二是国家、省近年相继出台了有关电子公文管理和利用的行政管理和技术管理规范；三是近年国内研发的组件技术等信息系统技术可以有效地支持本项目的建设。因此，利用信息技术，进行政务资源整合，实现电子政务文件档案的有效管理功能和面向公众的社会服务功能这一思路是可行的。
    
　　二、突破难点，重点解决电子政务资源安全的存储和开放
   （一）三大核心构件
　　从整个系统而言，佛山市现行文件查询中心由：现行文件网上Web查询、数据移交接收、现行文件管理三大部分组成：
　　现行文件网上Web查询系统，以B/S的模式，挂接到佛山市现行文件查询中心(www.wj.foshan.gov.cn)以供公众用户快速、方便的查询公开现行文件信息。我们提供简单实用的多种检索办法：①点击组织机构，可查询该部门的相关公开文件；②点击主题词，可查询包含该主题词的所有公开文件；③为提高检索速度和准确率，还提供组织机构和主题词的联合检索；④输入检索内容，可自动进行模糊匹配检索；⑤提供全文检索功能。文件列表框出现后，点击该标题可浏览全文，并提供该文件的下载、打印服务。我们还提供了电子文件的形成单位即佛山市党政机关部门和公营机构的各个网站。公众点击这些网站，可了解该部门更多的动态政务信息。
　　数据移交接收系统分为在线移交和离线移交两种,以在市直机关办公自动化交换平台上实现在线移交为主，离线移交为辅。通过密钥，确定基层单位信息管理员或档案员身份，使用离线数据包生成工具，转出的文件数据转入到数据库。而在线移交，是通过电子公文交换平台，把由各单位OA系统产生的文件数据转入到数据库，实行由电子政务系统产生的、正在实施的电子文件信息进行统一的接收。
　　现行文件管理系统实现对接收到的电子文件的规范化管理，主要包括文件验证、接收、著录、检索、用户管理、密匙分配、数据备份和恢复等功能, 建立安全、完善的数据传输保障体系。
   （二）实现两大功能
    佛山市现行文件查询中心主要实现了两大功能：党政机关电子政务文件档案的有效管理功能和面向公众的社会服务功能。在前一方面，通过佛山市现行文件查询中心，实现了对全市党政机关和公营机构的电子政务文件的集中管理，保证电子政务资源完整、安全地保存。在后一方面，一是突破了时间和区域限制，公众随时随地，足不出户，在互联网上尽揽佛山市全面、权威、规范的、原汁原味的现行文件，从而为佛山市党政机关与市内市外公众架起政务信息互动的桥梁；二是查询、检索手段多样化，以点击检索为主，文字输入为辅，达到电子政务信息利用的利民、亲民、便民的效果。
   （三）体现六大特点
    与国内相关电子政务资源管理和开放系统来比较，在技术和效能上，佛山市现行文件查询中心体现了以下6个特点：
     1．技术领先性：实现文件档案管理与电子政务办公系统（OA系统）及文件交换平台的无缝连接，可以实现文件资料的实时移交归档，数据自动采集，保证电子文档数据的持续增长；充分利用政府电子政务系统的现有网络、数据资源，无缝衔接，一次著录，重复使用，不断降低用户劳动强度，在不增加用户工作量的基础上，降低数据辗转产生的失误率，保证电子文档数据的准确持续增长。
    2．实用性：具有强大的检索功能提供多种检索查询功能，免录入查询；按关键词查询、机构查询、条目查询、结合TRS技术全文检索、模糊查询、综合检索等。该系统不仅能准确查询全文，而且可以提供电子文档网上全文检索、下载、打印服务。
    3．数据量大：迄今现行文件数据库已存文件5多万份，上网开放发布文件1、4多份，是目前国内省级以下数据量最大的电子全文数据库。涉及市委、市政府以及市直各个单位。公众性、民生性、非泄密的现行文件基本上都可在公网上开放发布。
    4．安全性：为确保内外网平台的安全，确保电子文件的有效性和真实性，采用了国产防火墙和多层密码验证的方法，采用密匙和密码；把BS与CS有机结合。整个系统大部分采用标准的WEB 技术，具备了很好的移动性，确保不同的使用者都能以最佳的方式来使用所需的系统，普通使用者只需要使用浏览器就可以在任何地方通过身份权限确认后就可以进行相关操作，极大的发挥了BS结构的优点。同时对逻辑运算要求和复杂程度较高的模式全部采用CS设计，极大地发挥CS的优点，大大提高了系统的安全性和性能指标。
    5．开放性和可扩展性：支持标准XML、TXT、DBF等数据交换格式，可实现跨平台及异构数据库之间的数据交换，同时能够提供给现用的其它应用系统数据接口，为今后数据库的扩展和利用打下基础；该系统采用先进的系统设计思想和方法，使各个功能模块组件化，各个独立的模块可以单独存在。整个软件易于拆分、组装。大大的减少系统升级的成本，同时通过各个独立模块的组件接口，很容易实现本系统与其他系统的挂接。
    6．规范性：严格执行国内、国际有关电子文件管理的规范要求。
    （四）解决四大难点
    1、数据集中安全存储。据测算，电子文件的使用高峰期一般为自形成日起约3—5年。存储在各单位的电子文件很容易流失，其带来的后果是极其严重的。所以，将存储在各单位的电子文件集中存储起来，为它们提供了安全的存储空间，为数据利用提供了基础。
    2、自动完成电子文档完整性、真实性、有效性的技术保障；根据电子文件管理相关规范，采用网络和计算机相关技术，完成数据完整性、真实性、有效性检测，提高系统运行效率。
    3、信息元数据的自动采集；文件的题名、责任者、时间、大小等元数据自动采集，保证数据的原始性，使得文件信息的采集工作可以实现完全的自动化，确保信息的采集效率。
    4、解决大数据量安全存储和高效快速检索之间的矛盾。按照不同的业务表或模板进行分表存储，提供一套中心库和业务表之间的解析和通讯机制，在数据存储的基础上为客户提供快捷方便的检索服务。
    5、解决信息保密与信息公开之间的矛盾。文件成文单位完成信息是否公开的一次鉴定，档案部门完成二次鉴定，严格把关，并将文件公开的情况反馈成文单位，做到该公开的文件就上互联网公开使用，不该公开的由市现行文件查询中心管理内部利用。所有文件均保持在线同步。

　　三、总结经验，不断完善
    佛山市现行文件查询中心现已成为佛山电子政务公开的重要平台，为我市通过电子政务系统推动“政务公开树立了新的模式。通过佛山市现行文件查询中心的建设和使用，市信息办和市档案局不仅达到了投入少、见效快的目的，更重要的是积累了建立电子政务资源管理和开放利用的以下经验：
    （一）电子文件（档案）中心是电子政务信息的重要资源库，是电子政务系统的重要组成部分，是构成电子政务信息流的
必然环节，是保证政务信息资源存储和利用的基础。
    （二）电子文件（档案）中心的建设必须坚持为党政机关、为社会公众服务的宗旨，必须根据当地信息化发展水平，统一规划，采取小步快步的方式逐步推进。首先，在基本达到电子文件归档管理要求的基础上，保证产生的政务资源完整、安全地保存和方便、快捷地利用；其次，以自动化技术控制电子文件的真实性、完整性、有效性，获取电子文件管理元数据，保证政务信息质量；第三，逐步进行系统优化，与电子政务系统、办公自动化系统构成统一的信息产生、加工、存储和利用流程；第四、逐步完成信息利用从单向被动向双向主动的过度，优化政务信息资源利用体系。
    （三）在电子政务发展过程中信息化工作管理部门与信息资源部门要加强密切协作，互补优势，才能有所作为。例如，在建设我市现行文件查询中心过程中，市信息办发挥了网络设施、工程管理和技术支持的作用，市档案部门则发挥其档案资源及其网络、业务规范的优势，双方密切合作，从而取得以最少投入产生最大的实效。
    （四）控制运行成本和简化系统使用方式，降低使用难度，才能保障系统持续有效运行。一个系统的运行成本是决定该系统是否能够长期运行的决定因素之一。在建设我市现行文件查询中心过程中，为了控制系统的运行成本，一是提高系统运行的自动化程度，二是将系统文档信息收集采集工作与各单位文档管理工作结合起来，使得系统运行过程中耗用最大人力、时间、费用最大的信息采集工作由信息提供者完成了，但同时并未给他们带来额外的负担。针对文档管理等信息采集人员和公众的计算机水平参差不齐，我们采取了提高系统自动化程度的措施，简化系统著录方式，采取了免录入查询的方式，降低信息采集工作量和查 询难度，使得系统能够在短期内能够得到较快的推广应用和持续有效运行。我市电子政务资源的管理和利用虽然取得初步的实效，但仍有大量的技术和行政管理等方面的工作需要进一步完善。市现行文件查询中心下一步将扩充信息资源量，实现市属各区现行政务文件的接收、信息整合、集中平台利用和资源共享，提高系统的易用性、稳定性、安全性和兼容性，统一技术规范，增加元数据管理，完善接收、整理和查询的功能。

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