随着办公自动化的普及，越来越多的政府部门采用电子政务系统来优化政府组织结构和工作流程，实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性互动，电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸。在电子政务系统中运行的公文，是机关职能活动的历史记录，很多地方档案行政主管部门早已开展了电子文件归档的管理工作，但是带电子签章文件的归档，却还是个新生事物，建邺区档案局近年来在电子签章文件的归档管理上，做了很多积极的探索，并采取多种措施，确保电子文件的有效性、真实性、完整性和可识别性。
1．电子签章的定义、用途及特点
电子签章是电子签名的一种表现形式，利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文件盖章操作相同的可视效果，同时利用电子签名技术保障电子信息的真实性和完整性以及签名人的不可否认性。它不是书面签字盖章的数字图像化，而是以电子形式存在的，依附在电子文件(Word、Rtf、pdf等文件)上与其逻辑关联，用于辨识电子文件签名者的身份，以保证文件完整性，并表示签名者同意电子文件所陈述的内容，解决了网络传输中大量涌现的电子文件的签字盖章问题。当签名者在电子文件上任意移动至需要的位置签署印章后，效果就如同在纸质文件上加盖印章，签章后的电子文件再通过网络直接发送给相关部门、人员等。收件人通过网络传输文件轻松验证发件人的身份和签章，以及原文在传输过程中有无变动，并根据需要把签章文件打印出来，以满足传统纸质文件的需求。这也符合当前档案部门在归档工作中采取纸质文件和电子文件同时归档的“双套制”做法。
可见，电子印章绝不是简单的印章图像加上电子签名，关键在于其使用、管理方式是否符合实物印章的习惯和体验，其加盖的电子文件是否有与纸张文件相同的外观，使用方式与纸张文件有多大程度的相似性。它具有以下几个基本特点：
1.1在整个使用过程中不涉及证书、CA等新概念，将电子签名技术完全隐藏在电子签章的后面，使人们光靠日常经验就能使用，无须额外学习理解这些艰深的技术和概念。
1.2确保印章成为签名有效的表现形式。即只在使用电子签名技术验证某份电子文件真实有效时，才正常显示印章。这样我们不仅需要用电子签名技术对正文数据进行保护，还要对印章进行保护，避免不法分子盗用后在非法的电子文件上显示合法的印章，从而混淆是非。
1.3一般一个实物印章只能对应一个电子印章。一方面这样才符合人们日常的使用习惯，另一方面也让领导凭日常经验就知道总共有几个章需要管理，避免出现失控的印章满天飞的情形。
1.4电子印章必须存储在可移动介质上(如U盘)。这样一个存储了电子印章的可移动介质就相当于一个实物印章，可以像保管实物印章一样保管。即使是一个对技术一窍不通的普通办公室人员，也可以像以前那样把章锁在保险柜里，见到领导审批签字后再把相应的章从柜子里拿出来使用，用完后再放回去。
1.5电子印章的使用应满足《中华人民共和国电子签名法》中对电子签名本身及电子文书的各项规定和要求。
2．电子印章在电子文件归档中使用的必要性和可行性
随着电子政务的发展，无纸化办公成为必然趋势，各地各级档案行政主管部门已经逐步开展电子文件归档工作，并且所占比例日益增加。由于网上传输的电子文件具有易改性和易逝性特点，电子文件的有效性、真实性和完整性得不到保障。2005年4月1日起施行的《中华人民共和国电子签名法》，确定了电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力，从而保障了电子文件的可靠性，为实现电子文件管理法制化和认可电子文件法律效力提供了依据和法律保障，加速了电子文件归档进程。
在使用电子签章技术之前，档案管理系统中挂接的电子文件全文，没有被赋予法律效力的电子签章的签署，只能作为信息来浏览，不具备档案的法律和凭据作用。还需要各部门档案员将电子政务系统的电子文件打印下来，盖上实体印章后，再进行归档，这极大地增加了档案员的工作量，并没有真正实现无纸化办公和电子文件的归档。因此，电子文件必须要有电子印章为其证实自身的有效性、真实性和完整性。另一方面，由于电子印章所基于的数字签名技术，采取了严格的安全措施，能够保证电子文件不被非正常改动，具有重要凭证性、依据性的电子文件可以随时备份存储于能够脱机保存的载体上；同时，电子文件的所有操作过程都会被记录，从根本上保证了电子文件的法律和凭证作用。从某种意义上讲,使用电子文件和电子签章,甚至比使用传统的经过签字盖章的书面文件安全得多,采用电子签章技术,使其发挥凭证的作用，才能真正实现电子文件作为信息时代产物给人们带来的方便和快捷。
3．档案部门电子签章系统的构建
档案部门应积极参与电子签章系统构建的每一个环节，使电子印章发挥出比传统印章更安全、高效的作用，推动电子文件归档工作进程。
3.1争取领导重视，融入电子签章系统构建工程
电子文件的归档工作，必须实行前端控制原则。传统的档案工作都是在纸质文件流转周期结束后，才进行整理、归档工作，但是电子文件管理工作的介入必须要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。也就是说，在政府OA系统的设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导，将档案管理系统的设计、建立嵌入OA系统，在政府OA系统引入电子签章技术时，档案管理系统也必须积极融入其中，一同参与电子签章系统构建工程。
